Ciclo de ventas: las 7 etapas + mejores prácticas

Imagina que estás cerrando ventas a un ritmo excelente: cumplir tu cuota mensual parece algo seguro. ¿Pero qué pasa el próximo mes? En las ventas, la consistencia lo es todo. Sin un marco claro para el éxito, predecir los resultados de mañana, y mucho menos los del próximo mes o trimestre, se vuelve prácticamente imposible.

Sin una estrategia, básicamente navegas sin mapa, sin saber cuál es tu próximo paso. Si te está yendo bien, no sabrás cómo repetir ese éxito. Si te está yendo mal, no sabrás cómo evitar los mismos errores. La solución es dominar las siguientes etapas para desarrollar un ciclo de ventas estructurado.

¿Por qué es importante el ciclo de ventas?

El ciclo de ventas es importante porque te ayuda a cerrar negocios más rápido. Ver el proceso de ventas a nivel granular facilita identificar las acciones individuales que llevan a problemas o éxitos.

Digamos que descubres que te toma el doble de tiempo que a tus colegas hacer una venta. Para averiguar por qué, puedes observar cada paso que das para cerrar un negocio, desde encontrar prospectos hasta superar las objeciones de ventas. Luego puedes revisar las tasas de conversión etapa por etapa para ver dónde se están perdiendo los prospectos. Si parece que los prospectos se van después de que das una presentación de ventas, por ejemplo, entonces es momento de pulir tus habilidades de presentación o revisar tu mensaje.

Las 7 etapas del ciclo de ventas

La ejecución de las etapas completas del ciclo de ventas dependerá de tu producto, servicio, empresa o industria. Pero el orden de las etapas típicamente es el mismo, sin importar la situación. Aquí te explicamos cómo avanzar exitosamente de un paso al siguiente.

1. Encontrar prospectos

En esta etapa, buscas personas que puedan estar interesadas en tu producto o servicio y las agregas a tu embudo de ventas. Saber exactamente el tipo de cliente que buscas mejorará tus posibilidades de encontrar prospectos de calidad, así que asegúrate de entender el perfil del comprador de tu empresa.

Puedes encontrar clientes ideales por teléfono o usando plantillas de email en frío para medir el interés. También puedes probar los siguientes métodos de generación de prospectos:

• Resolver problemas de clientes potenciales en Quora.

• Crear videos con formularios de generación de prospectos integrados.

• Generar prospectos desde conversaciones de tickets de soporte.

• Interactuar con clientes potenciales en LinkedIn Groups.

No trates de hacer una venta en esta etapa, especialmente si estás en ventas B2B. En este punto, solo estás recopilando prospectos y tratando de determinar si estas personas coinciden con tus perfiles de comprador.

2. Conectar con prospectos

Ahora que tienes a tus clientes potenciales alineados, es hora de hacer algo de investigación. Averigua sus problemas y cómo puedes ayudar, solo recuerda que no debes golpearlos con un discurso de ventas agresivo todavía. En su lugar, gana la confianza de tu prospecto enviando recursos que los ayuden a ellos o a su negocio a tener éxito.

Puedes educar a tu cliente objetivo enviando información relevante y valiosa a través de tus emails de prospección. Por ejemplo, si descubres en LinkedIn que tu prospecto objetivo está contratando un equipo de ventas, puedes enviar recursos útiles sobre el tema.

Proporcionar material que aborde un desafío que está enfrentando el prospecto muestra que te importa su éxito. Te destacas de los vendedores agresivos que piden el negocio de los prospectos desde el primer contacto. Le das al prospecto una razón para confiar en ti y abres la puerta para comunicación futura.

3. Calificar prospectos

No todos los prospectos que contactes serán adecuados para tu negocio. A través de pasos de calificación, puedes convertir tus prospectos en oportunidades.

Los prospectos son personas que podrían ser una buena opción para tu producto o servicio pero no tienen el interés o los recursos. Las oportunidades son personas que tienen tanto el interés como los recursos para comprar tu producto o servicio.

Aquí tienes una lista de verificación de calificación de prospectos para ayudarte a determinar si un prospecto debe avanzar a la siguiente etapa del ciclo de ventas:

• ¿Está interesado el prospecto en tu producto o servicio?

• ¿Reconoce el prospecto su necesidad de tu producto o servicio?

• ¿Puede el prospecto costear tu producto o servicio?

• ¿Es el prospecto el tomador de decisiones clave? ¿O puede ponerte en contacto con el tomador de decisiones clave?

Si no puedes responder sí a todas las preguntas anteriores, el prospecto no es un candidato calificado y no debería avanzar a la siguiente etapa.

4. Presentar a oportunidades

Tu prospecto ahora es una oportunidad. Es hora de compartir cómo tu producto o servicio puede ayudarlos. Tu presentación de ventas podría ser una demostración, una reunión en persona o una conversación uno a uno. Sin importar lo que elijas, la fórmula básica de una presentación de ventas sigue siendo la misma:

1. Preséntate.

2. Presenta el problema.

3. Presenta la solución.

4. Respáldalo con datos.

5. Resume la información.

6. Responde preguntas.

Durante toda la presentación, enfócate en los beneficios de tu producto o servicio, no en las características. Tu futuro cliente quiere saber qué hay para ellos.

5. Superar objeciones

Mientras que algunos prospectos podrían estar totalmente convencidos después de tu presentación, la mayoría probablemente será escéptica. Usa sus objeciones como una oportunidad para convencerlos de que tu producto o servicio vale su dinero y todo el esfuerzo para implementarlo. Recuerda que las objeciones no necesariamente significan que una venta no sea posible; solo tienes que saber cómo manejarlas.

Prepárate para responder objeciones comunes de ventas:

• “Tu producto/servicio cuesta demasiado.”

• “Estoy bajo contrato con [Nombre del Competidor].”

• “Nuestra empresa necesita las características X, Y y Z.”

El precio es la objeción de ventas más común. Cuando te enfrentes a esta objeción, comunica tu propuesta única de venta. Señala los beneficios de tu producto o servicio y cómo se relacionan con las necesidades del prospecto. Sé claro sobre lo que el prospecto está obteniendo por el precio.

6. Cerrar el trato

Has presentado el papeleo, pero la línea punteada sigue en blanco. Aquí tienes tres estrategias para cerrar el negocio efectivamente:

• El cierre presuntivo: Compórtate como si el prospecto ya hubiera acordado comprar lo que estás vendiendo. Esta es la más difícil de las tres de ejecutar.
• El cierre sugerido: Proporciona sugerencias de compra basadas en lo que has aprendido sobre las necesidades de tu comprador.
• El cierre de urgencia: Presenta tu producto a un precio con descuento por tiempo limitado.

Si tu cliente potencial firmó un contrato, ¡felicidades! Si no puedes cerrar el negocio, no te desanimes. Continúa cultivando el prospecto con campañas de email y recursos. Podrían estar listos para comprar más adelante.

7. Cultivar a nuevos clientes

Es importante invertir tiempo en tu nuevo cliente incluso después de que el negocio esté cerrado. No solo fortalecerás la lealtad del cliente, sino que también aumentarás las posibilidades de una venta adicional. Aquí tienes algunas formas de cultivar la nueva relación:

• Crear un proceso de incorporación de clientes fluido y asegurar una transición sin problemas entre representantes de ventas y gerentes de cuenta.

• Hablar con marketing para determinar contenido que pueda ser útil para tus nuevos clientes mientras usan el producto o servicio, y enviar recursos valiosos como guías de instrucciones y demostraciones.

• Hacer seguimiento con tu cliente cada uno a tres meses y preguntar cómo puedes ayudar.

Si estás invirtiendo continuamente en tus clientes y están contentos, no tengas miedo de pedir una referencia.

Mejores prácticas para mejorar tu ciclo de ventas

Para reducir el tiempo que toma cerrar un negocio, necesitas observar cada paso, encontrar las etapas más ineficientes y hacer ajustes en consecuencia. Aquí están las mejores prácticas para gestionar efectivamente el ciclo de ventas completo.

1. Rastrear tasas de conversión entre etapas del ciclo

Cada etapa debería tomar el menor tiempo posible. Puedes identificar qué etapas toman más tiempo midiendo la “tasa de conversión” entre etapas. Divide el número de oportunidades en una etapa por el número en la siguiente etapa, y el resultado es su porcentaje.

Digamos que estás logrando una tasa de conversión del 30 por ciento entre las etapas de prospección y calificación. Por sí solo, esto no significa nada, pero compáralo con el promedio de tu equipo de ventas. Compáralo con la tasa de conversión que alcanzaste el mes pasado, el año pasado y la semana pasada para encontrar tendencias.

Cuando veas una tasa de conversión baja entre etapas, averigua por qué, y luego experimenta con soluciones para la tasa de conversión de ventas.

2. Rastrear la duración promedio de tu ciclo de ventas

Como ya mencionamos, la duración promedio del ciclo de ventas depende de muchos factores, por lo que puede ser difícil saber si la duración de tu ciclo es buena o mala. Pero si comparas la duración de tu ciclo de ventas con la de tu equipo, puedes determinar dónde se sitúa contra tus colegas. También deberías verificar el promedio de la industria como marco de referencia y hacer mejoras según sea necesario.

3. Gestionar tu ciclo de ventas con CRM

Cuando un equipo de ventas es pequeño, una hoja de cálculo puede estar bien para insertar y rastrear información de negocios. Pero si estás manejando muchos prospectos y oportunidades, esta hoja puede volverse difícil de organizar o automatizar rápidamente.

Usar un CRM para gestionar tu embudo de ventas puede resolver este problema organizando todos tus prospectos, negocios y tareas en una ubicación central. También puedes rastrear tasas de conversión y duración del ciclo de ventas (entre muchas otras cosas) con un CRM. Usar uno facilitará tu flujo de trabajo y engrasará las ruedas en muchos puntos durante el ciclo de ventas:

• Prospectar: Puedes usar un CRM para almacenar información de redes sociales y conversaciones con prospectos potenciales, recibir tickets a través de tu equipo de soporte, y segmentar prospectos por rentabilidad, región, industria y más.
• Calificar Prospectos: Con integraciones CRM, puedes monitorear conversaciones de email con prospectos para acceder rápidamente a información como su presupuesto, capacidad de toma de decisiones y objeciones comunes. Un software CRM completo te permite calificar prospectos basándote en factores como la fuente del prospecto y el tipo de información de contacto que tienes.
• Cerrar Negocios: Con pronósticos de ventas, puedes usar fechas estimadas de cierre pre-asignadas y probabilidades de ganar para asegurar que estés cumpliendo tus objetivos.
• Evaluar e Iterar: El propósito más importante de un ciclo de ventas es ayudarte a descubrir qué está funcionando y qué no. Un CRM puede ayudar rastreando tu tasa de éxito, la duración promedio del ciclo, qué tan rápido se mueven tus negocios a través de tu embudo, y tu tasa de conversión.

Experimenta con las capacidades de tu CRM o herramientas de ventas. Úsalo para ver cada etapa del ciclo de ventas y encontrar formas de mejorar cada una.

4. Alinear acciones de ventas con el viaje del cliente

Crea un mapa del viaje del cliente de todas las etapas por las que pasan, desde la conciencia hasta la compra, para personalizar tu enfoque en cada punto de contacto. Asegúrate de que tu mapa considere proporcionar información relevante y abordar necesidades específicas en el momento correcto.

En la etapa de conciencia, proporciona contenido e información valiosa para atraer clientes potenciales. Durante la etapa de consideración, ofrece soluciones personalizadas y aborda sus puntos de dolor. En la etapa de decisión, simplifica el proceso de compra y proporciona beneficios claros. Finalmente, en la etapa post-compra, ofrece excelente servicio al cliente y fomenta relaciones a largo plazo.

5. Automatizar acciones con IA

Las herramientas impulsadas por IA pueden acelerar significativamente los ciclos de ventas automatizando tareas rutinarias y mejorando la eficiencia. Al redactar mensajes personalizados, programar seguimientos y analizar datos del cliente, Zendesk AI puede hacer progreso en negocios tan pronto como un cliente se comunique en lugar de esperar a que un representante de ventas esté disponible.

Además, la automatización impulsada por IA puede ayudar a optimizar flujos de trabajo, reduciendo el esfuerzo manual y minimizando errores humanos. Esto permite a los equipos de ventas responder a prospectos más rápidamente, proporcionar información oportuna, y finalmente acortar el ciclo de ventas.

6. Establecer un programa de entrenamiento robusto

Tu ciclo de ventas solo será tan bueno como tus métodos de entrenamiento de vendedores. Estos pueden ser cursos de repaso generales o ajustados para identificar puntos de dolor específicos en el ciclo donde los representantes luchan. Por ejemplo, algunos vendedores pueden ser resistentes a adoptar nuevas herramientas de ventas (como un CRM) o cambiar sus métodos. Encuentra formas de motivar a tu equipo a adoptar nueva tecnología e integrar el entrenamiento en tu flujo de trabajo.

Afortunadamente, hay una gran cantidad de recursos de entrenamiento de ventas existentes que puedes implementar. Estos pueden mejorar tu ciclo de ventas y mantener a tu empresa un paso adelante de la competencia.

7. Apostar al elemento humano

Aunque la IA puede asistir significativamente en la automatización del proceso de ventas, es esencial mantener el toque humano en las interacciones con clientes. Los representantes de ventas deberían continuar invirtiendo tiempo en entender las necesidades del cliente, construir rapport y personalizar conversaciones.

Al usar IA para mejorar la eficiencia, los representantes pueden enfocarse en construir relaciones más profundas con clientes. Esto involucra escuchar activamente, hacer preguntas perspicaces y adaptar la comunicación a preferencias individuales. Combinar IA con el arte de la conexión humana permite a los representantes de ventas crear interacciones más significativas y fomentar confianza.

Preguntas frecuentes

Optimiza tu ciclo de ventas con servicio al cliente impulsado por IA

Entender tu ciclo de ventas solo rinde frutos si puedes ejecutarlo con velocidad y contexto en cada etapa.

Zendesk es una plataforma de atención al cliente con IA que se integra con el CRM que ya usas para acelerar tu ciclo de ventas. Centraliza el contexto del cliente, automatiza seguimientos y recordatorios, prioriza oportunidades con insights en tiempo real y ofrece ayuda 24/7 mediante bots y agentes, todo en un espacio omnicanal. Así, tu equipo reduce fricción entre marketing, ventas y soporte, acorta el time-to-close y mejora la conversión sin cambiar de CRM. Solicita un demo y descubre cómo Zendesk puede potenciar tu ciclo de ventas desde la primera interacción hasta la postventa.